経営計画の進捗管理：実行計画書の重要性
前回は、経営会議で利用する資料である、経営課題一覧表と実行計画書についてご説明しました。今回は、実行計画書について詳しく説明をしていくことにします。
経営会議で一番重要なことは、経営計画にある、行動計画の方針管理をしていくことであることは、前回もお話したとおりです。その方針管理を個別に確認していくのに必要になるのが、実行計画書になります。そこでポイントになるのは、議事録の履歴が残る形式にしていることです。
お手伝いさせて頂いているほとんどの、建設業者の方は、会議の議事録を作成されています。これは、ISOをほとんどの会社で取得していることで、非常に良い習慣付けが出来ています。しかしながら、その議事録が有効に活用されているかというと、出来ていないと言わざるを得ません。私自身が考える有効に利用できる議事録とは、
① 前回だけでなく、継続する議題がある限り、過去の履歴がある。
② 議題に対するアクションプランが明確である。
③ だれが、いつまでに実行するのか記載がある。
の3点であると考えています。方針管理や後に述べる全体会議で利用する議事録は、このベースで作成することにより、有効に利用でき、会議の効果が高くなります。
実は、私どもも②、③については早くから取り組んで、お客様に提供していたのですが、①に関しては現場でお手伝いをさせて頂く過程で見つけたものです。特に経営会議で方針管理をしていく時に、なかなか効果が上がらず、課題がつぶせないことが出てきます。そうなると同じような以前にも試みたアクションプランを再度してみようとなることが殆どです。そこで、履歴が必要になるのです。効果がないものを何回繰り返しても結果がでないことが多いのです。もちろん、実施時期等の諸条件の違いにより効果がでることもありますが、どのような結果がその時に生まれていたのか議事録に残しておき、確認作業が必要となります。
ポイント
有効に利用できる議事録とは、
① 前回だけでなく、継続する議題がある限り、過去の履歴がある。
② 議題に対するアクションプランが明確である。
③ だれが、いつまでに実行するのか記載がある。
