それでは今回も、前回からの引き続きで会議の具体的なポイントについて考えていくことにします。
（1） 参加メンバー
（2） 議題
（3） 司会進行
（4） 管理資料の準備
（5） 議事録
前回までに、（１）～（４）について考えてみました。今回は、（5）議事録について考えていくことにしましょう。
会議のルールについて『「情報」のリストラクチャリング3』でお話ししたことに重なりますが、議事録といってもアクションプランの一覧表です。個別工事毎にアクションプランを策定していくわけですが、アクションプランの履歴は残しておくことが重要です。そして、目に見える形で常に相互チェックがかかるしくみを構築するわけです。
このルールを実行していけば、生きた会議になってくるかといえば、そうではないと私は考えています。ポイントは、このアクションプランの工事別管理カードへの転記の徹底になります。工事別管理カードとは、工事案件毎に営業段階から情報を記載してくもので、最終は工事台帳とともに管理していただくものです。その時々の担当者が常に、工事に関する情報の報告・連絡・相談を管理職もしくは担当者へ行うツールになるものです。
ですから、アクションプランを議事録よりカードに記載し、行動に対する結果を記す必要があるのです。やはりここまで行動に関することを明文化しないと生きた会議、本物の会議とは言えないのではないでしょうか。
何回も繰り返しになりますが、普段の業務の中に管理資料を落としこみ、その管理資料を利用し会議をするのは、経営陣含めた従業員一人一人が、行動をしてもらう為に行っているわけです。行動なくして結果はでないのです。もちろん、やみくもに行動することを避けるために、地図や設計図の土台となる管理資料を策定していることは言うまでもありません。
さて、次回は今回出てきた工事別管理カードについて詳しく考えていくことにします。
