それでは今回は、前回からの引き続きで会議の具体的なポイント、5つについて考えていくことにします。
（1） 参加メンバー
（2） 議題
（3） 司会進行
（4） 管理資料の準備
（5） 議事録
それでは、（1）参加メンバーについて
会議の目的である「行動して頂く」ということから考えると、基本的には全員参加をお願いしています。前にもお話しましたが、会議のルールで「アクションプラン」の策定と進捗管理をしていくことになっています。言うまでもなく、だれが行動するのかといえば従業員の方全員ということですから、参加して頂く方は全員というのは至極当たり前のことになるわけです。そこで問題になるのは、会社の情報開示です。
例えば、予算と実績の管理を行う場合の試算表の問題がそれに当てはまります。もちろん経営陣や管理職中心の所謂「経営会議」であれば、詳細に試算表について検証していけば問題ありません。それでは、全従業員の方を対象として会議ではどうなのか・・・。あくまで私の経験上のお話ですが、ある程度の情報開示、情報共有は必要であると思っています。
理由は、どのような立場の方であっても、会社全体としてどのような目標に向かって、どのような結果が残せているのかを知ると知らないとでは行動が全然違ってくるからです。これは、私の少ない経験上のお話でありすべて正しいとは思いませんが、ある会社のある間接部門の女性から、「自分の仕事が会社にとってどのくらい重要なことかが理解できた」という言葉は、人間は年齢、性別に関わらず、自分自身の価値を認識した時に初めて、やる気になるという証明ではないでしょうか。
少し長くなりましたが、会議の種類により参加メンバーは違ってきますが、基本的には全員参加が一番だと、私は考えています。
そうは言っても、中身がないなら意味がありません。そのあたりについて、次回は、（２）議題について考えていくことにしましょう。
