これまで、若者向け日用雑貨店３０店舗を全国展開されているＢ社において「店舗別収益管理」を行うために、社長様と共に色々な方策を考えてきました。
現状の間接部門の人員のまま、多大なコストをかけずに、実現する事を検討してきました。最終的に営業本部のＰＯＳレジと連動した販売仕入管理システム（以下、販売管理システム）のデータを、財務会計ソフトウェア（以下 会計ソフト）で利用することに決定し、問題点を検討してきました。
問題点としては、販売管理システムのデータはそのままの配列では、会計ソフトにて取り込むことができないため、データ変換プログラムを作成し、それを介することにより、販売管理システムのデータを会計ソフトに取り込める形式に変換することにしました。
１．本稼働・経理マニュアルづくり
データ変換プログラムの打合せから約１カ月後に、プログラムが完成し、実際の販売管理データを使ったテストを開始しました。多少のプログラム修正は必要でしたが、無事完成させることができました。
テストを行いながら、細かな注意点を盛り込んだ運用マニュアルも同時に作成しました。私は、折角ここまでのマニュアル化ができたのだから、データ取り込みだけでなく、会計ソフトに直接入力する他の仕訳伝票作成についてもマニュアル化してはどうだろうかと思い、社長様に相談しました。
社長様は、自社の経理担当者がこれ以上できるわけがないと思っていたようですが、会計処理上チェックするポイント（どの数値とどの数値を照合する）などについても当社税理士の助言もあり盛り込むことができました。
これにより、ある程度のレベルですが自社で月次試算表を作成できるようにもなり、社長様は「自社でここまでできるとは・・・。」と感動されていました。
２．エピローグ
最終的に掛ったコストは、新たに作成したプログラムの費用のみで数十万円程度で済みました。
社長様からは、
「店舗別の収益性が判断できるようになり、多少勘に頼っていた店舗閉鎖などの意思決定が迅速に行えるようになった。」、
「経費、主に地代家賃が高い場所での利益率などを確認でき、経営に役立つ資料がスピーティに作成できるようになった。」、
「経理担当者の人数を増やすことなく、このレベルまでの経理処理が自前でできるようになったのは良かった。」
と満足頂くことができました。
経理課の方からは、「以前は販売管理システムの各種集計額と会計ソフトの数値が合わなくて困っていたが、現在ではそんなことはなくなった。」「社長が自分達の作った資料に関心をもってくれるようになり、やり甲斐も増した。」とのお話を聞くことができました。
会計処理の高度化（今回は部門別会計の導入）は、通常、事務作業量が増えコストアップとなり易いのが実情です。しかし、Ｂ社様では、販売管理システムのデータを会計ソフトに利用したことで、入力伝票の増加を避けることができ、今までの人員にて対応することができました。
社長様の中には、経営の役に立つ会計資料が必要と感じていても、コストが掛る等の理由であきらめていらっしゃることも多いのではないでしょうか。Ｂ社のような工夫で低コストにて実現できることもあります。一度社内に点在するシステムに使えるデータがないのか点検してはいかがでしょう？
最後になりましたが、このプロジェクト成功のポイントは、Ｂ社の経理担当者、販売管理システム担当のシステムエンジニア、会計事務所（税理士）と連携をとって進めることができたからと自負しております。販売管理システムに詳しいだけでも会計業務や税務に詳しいだけでもうまく進まなかったのではないでしょうか。
異なるシステムのデータを「データ変換プログラム」を利用して橋渡ししたことと同様、Ｂ社社長様、経理担当者、販売管理システム担当のシステムエンジニア、会計業務の専門家との橋渡しがうまくいったことが成功のポイントとなりました。
みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/yamashita/
前回までのレポートはこちらをご覧ください → http://ct.mgrp.jp/column/c01/