専門工事業のＤ社様では、支店の開設、新規取引業者の増加により支払先の件数が増え、また受注する工事が大型物件から小型物件中心となってきたため、受注件数も増大し、管理部門での業務量が増えています。
それらに加えて業務を担当する女性社員の退職も迫っており、総務部長から業務の効率化について相談がありました。私（山下）は業務の内容や流れを調査するために、Ｄ社に訪問することになりました。
【２．支払い業務の流れ】
早速、支払い業務を担当している女性社員ＡさんとＢさんに支払業務の流れについてお話をお聞きしました。Ｄ社では、業者からの請求書は「末締め２０日支払い」となっています。主な時系列での業務の流れは以下の通りです。
５日 請求書着、経理課で請求書を工事毎に仕分けし、各工事担当者へ回します。
９日 工事担当者がチェックの後、課長、工事部長へと回されチェックします。
このとき工事担当者は、自分の工事原価管理表に支払い金額を記入します。
１０日 請求書が経理課へ戻り、Ａさんが「業者別支払一覧表（ＥＸＣＥＬ）」を作成します。
１３日 役員、社長へ回覧し最終承認を受けます。
１７～１９日 経理課のＡさんとＢさんが支払い準備を行います。
振り込み金額をインターネットバンキングに入力、手形・小切手の振り出し等を行います。
２０日 支払日
２１日 Ｂさんが振替伝票（経理伝票）を起票します。
Ａさんが会計ソフトに振替伝票を入力します。
請求書をファイルに綴じて終了です。
大体このような感じで支払い業務を行っています。皆様のご会社でもこのような流れで業務を行われているのではないでしょうか？
【３．支払い業務の効率化とは？】
工事課では、工事ごと業者毎に支払い金額を把握する必要があります。また同じ工事でも実行予算の工種毎に細かく分けて管理することもありますし、下請け業者に発行した契約書や発注書の金額とのチェックも必要となります。
一方経理課では、業者別の支払い金額を重視しています。複数の現場から同じ業者の請求書が上がってくることがよくあるからです。よって工事課と経理課では集計の基準も違ってきます。
ここで、業務を細かく見ていくと、
「工事責任者が工事管理表に記載」、
「Ａさんが業者別支払一覧表を作成」、
「インターネットバンキングに入力」、
「Ｂさんが振替伝票を起票」、
「Ａさんが会計ソフトに入力」
とあります。
これらの作業の共通点は、「支払い金額を入力している」ということにお気づきになりましたでしょうか？
重複作業ですし、５回とも同じ金額を正確に入力できているのかという疑問も浮かんできます。総務部長に聞いてみると、各部署で作成する管理資料の合計値が合わない事がよくあるとのことです。それを合わせるのにも苦労しているとのことでした。
相談内容の支払い業務の効率化とは、「スピード」と「正確性」、「社内で共有できる情報」とすることではないかと考えました。
次回は、「支払い業務の効率化」を実現するための方法について検討します。
みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/yamashita/
前回までのレポートはこちらをご覧ください → http://ct.mgrp.jp/column/c01/